Deliberação CEE nº 239/1999

COMISSÃO DE LEGISLAÇÃO E NORMAS

DELIBERAÇÃO CEE Nº 239 / 99

Regulamenta o arquivamento de documentos

escolares em instituições de educação básica

do Sistema Estadual.

O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO DO RIO DE JANEIRO,

uso de suas atribuições, e considerando a necessidade de regulamentar o

arquivamento de documentos escolares, adequando-o ao atual estágio de

desenvolvimento tecnológico na área do processamento e do armazenamento de

informações,

no

DELIBERA:

Art. 1º

documentos e informações que comprovem, inequivocamente, a identidade e os fatos

relativos à escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da instituição escolar e

evidenciem, ao mesmo tempo, os aspectos de organização e ação da escola

referentes ao processo de educação e ensino vivenciado pelos alunos, ao longo de

todo o período de funcionamento da instituição.

- Arquivo escolar é o conjunto, rigorosamente organizado, de

Art. 2º

de fácil acesso e pronta consulta pela própria administração da instituição e pelos

agentes de inspeção do Poder Público, observa as seguintes formas de organização:

I. Arquivo de Movimento, ou ARQUIVO “VIVO”, de utilização corrente e passível

de assentamentos, referente aos alunos com escolarização em processo na

instituição;

II. Arquivo Permanente”, ou ARQUIVO “MORTO”, insuscetível de escrituração e

referente aos alunos que concluíram curso e aos alunos que não chegaram a

concluir curso na própria instituição, tendo estes últimos sido transferidos ou

não.

- O arquivo escolar, que deve estar - permanentemente - em condições

Art. 3º

documentos referentes à vida escolar de alunos deve ser feito mediante uma das

seguintes modalidades, a critério do mantenedor:

I. arquivamento do próprio documento, sendo no original se emitido pela

instituição e, sob a forma de cópia conferida pela instituição receptora, se

emitido por terceiros;

II. arquivamento em disquete, CD-ROM ou outra forma obtida por meio

eletrônico, segundo norma específica deste Conselho.

Parágrafo único

seus arquivos serão arrolados pela mesma e, em seguida, conferidos e recolhidos ao

órgão regional da Secretaria de Estado de Educação, por Comissão Especial para tal

designada, passando a constituir acervo desta Secretaria, para fins de autenticação de

documentos emitidos pela instituição extinta, ou de emissão de vias autenticadas ou de

certidões, sempre que solicitadas pelos interessados, na forma definida pelo Órgão.

- Cessadas as atividades da instituição de ensino, todos os

Art. 4º

I. registro da matrícula do aluno, no estabelecimento escolar, incluindo

identificação e qualificação do requerente, bem como o nome completo,

filiação, nacionalidade, data e local de nascimento do matriculando;

II. comprovante da escolaridade anterior - excetuado o referente à Educação

Infantil - ou, sendo o caso de que trata a Lei Federal nº 9.394/96, registro

pormenorizado do procedimento de classificação ou de reclassificação;

III. registro dos resultados obtidos pelo aluno ao longo e ao final de cada período

letivo cursado, em cada componente curricular, consignando a aprovação ou

a reprovação e o percentual total de freqüência apurado na forma da lei.

- Compõem o arquivo escolar, como dados referentes ao aluno:

Art. 5º

I. Ato constitutivo da entidade mantenedora, bem como seus eventuais atos de

alteração, todos devidamente registrados;

II. Atos regedores do funcionamento da instituição mantida, emitidos pelo Poder

Público, além do Regimento e seus eventuais Adendos, devidamente

registrados;

III. Proposta Pedagógica ou conjunto de propostas pedagógicas contemplando a

carga horária de cada componente curricular e o número de dias letivos por

ano, considerado o efetivo trabalho escolar, na forma da legislação;

IV. ementa do trabalho efetivamente desenvolvido por componente curricular,

por período ou ano letivo;

V. registro da identificação e da habilitação do docente responsável por cada

componente curricular;

VI. registro dos certificados de conclusão ou diplomas expedidos pela

instituição, constando de nível de ensino, nome completo do aluno, filiação,

data de nascimento, ano de conclusão, número de controle interno de

emissão do documento, data da expedição, nome completo e assinatura do

diretor.

§ 1º - O registro a que se refere o inciso VI deste artigo é feito em LIVRO DE

REGISTRO DE CERTIFICADOS E DIPLOMAS, pela própria instituição.

§ 2º - Assegurados o registro da freqüência e do aproveitamento do aluno, na

forma desta Deliberação, e a permanente disponibilização desses dados para a família

do aluno, fica a critério da instituição escolar a utilização, ou não, de diário de classe

que, se adotado, constitui mera fonte de referência interna, descartável sem quaisquer

formalidades, não integrante do arquivo escolar.

§ 3º - Na forma da legislação e mediante requerimento do aluno, ex-aluno ou

pessoa legalmente credenciada para tanto, a instituição escolar fornecerá cópias de

certificado de conclusão, diploma e de histórico escolar ou outros registros constantes

da pasta individual do aluno na forma definida no Regimento.

3

- Compõem o arquivo escolar, como dados referentes à instituição:

Art. 6º

estadual poderá ser feita, do Estado para qualquer Município, uma vez que este último,

constituindo sistema de ensino próprio, nos termos da lei, solicite à Secretaria de

Estado de Educação/RJ a guarda de tal documentação e assuma as obrigações de

que trata o art. 3º, Parágrafo único, desta Deliberação.

- A transferência do acervo documental de escolas extintas do sistema

Art. 7º

as disposições em contrário.

- Esta Deliberação entra em vigor na data de sua publicação, revogadas

CONCLUSÃO DA COMISSÃO

A Comissão de Legislação e Normas acompanha o voto do Relator.

Rio de Janeiro, 06 de abril de 1999.

Ronaldo Pimenta de Carvalho - Presidente

Marcos Souza da Costa Franco - Relator

Celso Niskier - ad hoc

Eber Mancen Guedes

Francisca Jeanice Moreira Pretzel

Paulo Kobler Pinto Lopes Sampaio

CONCLUSÃO DO PLENÁRIO

A presente Deliberação foi aprovada por unanimidade.

SALA DAS SESSÕES, no Rio de Janeiro, em 04 de maio de 1999.- Nas instituições de ensino do sistema estadual, o arquivamento de